En entreprise, la dématérialisation consiste en un basculement des documents papiers vers un format numérique modifiable directement, et peut aller jusqu’à une politique de « Zéro papier » lorsque la substitution est totale. Il est nécessaire, une fois les documents numérisés, de mettre un place une solution de Gestion Electronique des Documents (aussi appelée GED) afin de pouvoir les stocker et les modifier si besoin.
Son but est une efficacité accrue grâce à une gestion électronique des documents, et donc plus légère. Si cette solution présente de nombreux avantages, il existe encore quelques freins à son application massive. Tour d’horizon des avantages et inconvénients de cette démarche.
Les avantages de la dématérialisation
Dématérialiser pour gagner de la place
L’un des principaux avantages de la dématérialisation des documents est logistique : une salle d’archives peut contenir l’équivalent d’environ 23.000 pages par mètres carrés. La performance actuelle des solutions de stockage numérique change la donne. Aujourd’hui, un seul disque SSD d’un téraoctet (1To) équivaut à une salle d’archives de plus de 43.000 mètres carrés si on y stocke des documents de traitement de texte. Ce gain de place est une réelle opportunité pour les PME qui cherchent souvent à optimiser leurs locaux.
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Mieux s’organiser et protéger ses données
La dématérialisation entraîne aussi un meilleur suivi et une meilleure traçabilité des documents, notamment pour les personnes travaillant à distance. Réunir l’ensemble de ses documents de travail sur un réseau dématérialisé est la clé d’une journée de télétravail productive. Pouvoir travailler chez soi ou en déplacement comme si on était au bureau, devient possible grâce à une solution d’hébergement adaptée. Gérez la dématérialisation et le télétravail de vos collaborateurs avec Nova Hosting de Novatim.
Généralement, les solutions de GED accroissent la sécurité des documents avec un système de sauvegarde permettant de réduire les risques de suppression accidentelle. La sauvegarde maîtrisée est un atout indéniable pour chaque entreprise. Dématérialiser ses documents permet de limiter les risques de pertes ou offre des solutions de récupération en cas de sinistre. Tout cela est très limité, voire impossible, dans un mode de fonctionnement « tout papier ». Pour en savoir plus sur la sauvegarde, outil indissociable d’une dématérialisation réussie !
Miser sur une augmentation de la productivité
La question économique est également un avantage indéniable de la dématérialisation des documents, notamment en termes d’impression et de productivité des collaborateurs : on estime qu’un collaborateur passe en moyenne 15% de son temps à lire une information, et 50% de son temps à la chercher parmi tous les documents. Ainsi, un classement numérique clair permet de limiter un maximum le temps de recherche.
Les inconvénients de la dématérialisation
Devoir anticiper les risques de sécurité
La dématérialisation présente parfois des inconvénients pour certaines entreprises, notamment en termes de sécurité des données. Il est donc important d’utiliser un Système d’Archivage Electronique (SAE), qui interdit toute modification ou suppression d’un document numérisé. Par ailleurs, le risque de perte des documents numérisés est également présent, par exemple à cause d’une attaque malveillante. Il faut donc bien veiller à la sécurité du réseau informatique de l’entreprise. Plusieurs bonnes pratiques existent pour se protéger des cyberattaques.
Maîtriser la gestion technique de la dématérialisation
La question du stockage est également à relever, puisque les besoins augmentent à mesure que la masse de données augmente. Les entreprises ont donc besoin de matériels performants et modulables, et se tournent vers les serveurs, qui présentent un coût supplémentaire, tant à l’achat qu’en frais d’entretien. Dans tous les cas, le passage vers la GED ou le SAE doit faire l’objet d’une réflexion visant à trouver le meilleur outil pour l’entreprise et doit être accompagné pour une transition efficace.
Afin de maîtriser son budget, tout en optimisant les avantages et la performance d’une stratégie de dématérialisation, faire le choix d’un infogérant est une solution prudente et efficace. Votre prestataire a la connaissance technique. Il saura vous seconder et vous conseiller afin d’offrir les meilleures options possibles à votre PME.
Voici une petite aide pour faire le choix d’un infogérant et pour comprendre pourquoi il est essentiel de s’associer à un prestataire informatique. Nous sommes-là pour vous aider à y voir plus clair !
