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Mylène – Assistante administrative

Les enjeux et usages du partage de données en entreprise

Le collaboratif, c’est tendance. Alors que les entreprises évoluent dans leur organisation et leur management, pour devenir toujours plus horizontales dans leur fonctionnement, de nouveaux outils s’invitent au bureau. Hier encore cantonnés à un usage personnel, les outils de synchronisation et de partage de fichiers sont aujourd’hui admis dans la sphère professionnelle. Mieux, ils permettent de doper la création et d’améliorer la productivité. Petit tour d’horizon.

Laptop Data Transferring

Le partage de données et la fin des contraintes

Qui ne s’est jamais retrouvé avec un document technique ou une présentation de plusieurs mégaoctets (Mo) à envoyer, sans savoir comment faire ? Par e-mail ? « Je ne sais pas si ça va passer ». Par le transfert FTP ? « Il faut des codes je crois, non ? ». Avec le développement des connexions haut-débit, et la poussée du cloud (stockage à distance), le partage de fichiers est aujourd’hui facilité. Le serveur lent que vous connaissez laisse désormais place à des outils de stockage rapides, qui ne sont plus physiquement dans les bureaux. Dropbox, Google Drive, Google Agenda, Box, SkyDrive, Office Web Apps… Les outils collaboratifs en ligne, gratuits ou payants, sont désormais très nombreux.

Aux entreprises de s’en saisir car les avantages à en retirer sont multiples :
• Les fichiers sont consultables à distance (partage) et surtout modifiables (collaboratif) ;
• Accessibles à tout moment, les fichiers sont aussi lisibles depuis tout type d’appareil (ordinateur, smartphone ou tablette) ;
• Plusieurs utilisateurs peuvent utiliser le même fichier et le modifier. Enfin terminée l’obligation de copier et « verrouiller » un fichier pour éviter les conflits ;
• La synchronisation permet à tous de disposer de la version à jour des documents. Plus de v2, v3 et autres « presentation-client-a-jour-valide.ppt ».

Partage de données en entreprise : la question nécessaire de la sécurité

Le partage de données est un pilier pour l’entreprise moderne. Les entreprises recherchent de l’efficacité et de l’efficience ? Bonne nouvelle. La collaboration et le partage de données s’inscrivent au cœur des processus de l’entreprise, et accélèrent le partage de la connaissance. Une réelle avancée qui a tout de même une limite. Les services ne sont pas neutres pour l’entreprise, qui peut voir ses habitudes chamboulées.
• Basculer le stockage des documents dans le cloud, c’est confier son capital informationnel à un tiers ;
• Libérer la création, la modification et la conservation des documents selon un usage ouvert peut multiplier l’exposition de l’entreprise à la fuite d’informations ;
• La politique de sécurité qui entoure les données est dépassée par ces outils venus en grande partie de la sphère personnelle, et qui s’adaptent désormais au monde des « pros ».

Deux chiffres résument bien cette dualité qui existe entre intérêt pour les services de partage de données et méfiance pour des raisons de sécurité. Selon l’étude « Achieving Security in Workplace File Sharing » réalisée par le Ponemon Institute , près de 50% des entreprises jugent les services grand public de partage de fichiers non- adaptés à un usage professionnel. Pire, 66 % considèrent le partage de fichiers comme risqué ou très risqué pour leur entreprise.
Bien maitrisé, le partage de fichiers peut pourtant avoir des normes de sécurité très strictes, et se révéler tout aussi fiable (voire plus) qu’une installation classique.

Publié le 16 décembre 2014
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