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Mylène – Assistante administrative

Gestion du déménagement du Groupe WEKA

Le client, son besoin

WEKA est un groupe d’information proposant des solutions innovantes d’édition et de formation aux entreprises et aux collectivités territoriales. Client depuis janvier 2014, le Groupe confie à Novatim l’infogérance de son infrastructure informatique, tant pour l’assistance quotidienne aux utilisateurs que pour le conseil et la gestion de projets

Suite au rachat d’une société par WEKA, le client souhaitait réunir les deux structures dans un même lieu géographique, et a donc lancé un projet de déménagement, qui s’est déroulé sur deux week-ends, pour impacter le moins possible les collaborateurs de l’entreprise.

La gestion du déménagement

Une fois les locaux trouvés par le Groupe WEKA, l’équipe Novatim référente du client a été consultée pour apporter son expertise afin d’optimiser l’installation informatique : emplacement de la salle serveurs, nombre de prises, wifi, etc. en collaboration avec le référent technique interne de WEKA. Les nouveaux locaux ont donc été pensés pour que les collaborateurs du Groupe bénéficient d’une infrastructure informatique optimale.

Un tableau de suivi a été mis en place par Johnson, Chef de projet chez Novatim, responsable du client : planning prévisionnel, réalisations effectives, problèmes rencontrés… Tous les éléments du déménagement ont pu être suivis par tous les intervenants.

Phase 1 : le déménagement du site historique

La première phase du déménagement, menée sur trois jours, consistait à déplacer le site historique de WEKA vers les nouveaux locaux. Un planning d’intervention des équipes Novatim a été mis en place, afin que chaque ressource mobilisée pour ce week-end soit la plus efficace possible : début des opérations le vendredi, installation et paramétrage des serveurs le samedi, pour s’occuper uniquement des postes de travail le dimanche.

Les Administrateurs Réseaux présents sur place le samedi ont été confrontés à un problème majeur qui aurait pu retarder le déménagement de plusieurs jours et bloquer l’activité du client : la baie de brassage qui avait été installée au préalable n’était pas adaptée à l’infrastructure prévue. La solution classique aurait été de faire appel à un électricien afin de débrancher l’onduleur pour pouvoir remplacer la baie, mais Johnson, Chef de projet de Weka chez Novatim, a proposé au client de prendre en charge ce débranchement, avec son accord bien sûr. Ainsi, le problème a été réglé dans la journée, et les installations ont pu reprendre rapidement.

Un autre incident, sous l’une des baies est aussi à noter. Le travail prévu le samedi après-midi a dû être reporté au dimanche, mais là encore, Johnson a réagi très vite et a mobilisé plus de ressources le dimanche afin de combler le retard accumulé la veille, et les installations ont pu être terminées dans les temps.

Le lundi, un technicien Novatim était dépêché dans les locaux du client afin de pouvoir intervenir rapidement en cas de bug ou de plainte d’utilisateurs.

Phase 2 : le déménagement de la nouvelle entité

La deuxième phase de ce déménagement, prévue et réalisée sur 2 jours, consistait à déplacer la structure rachetée dans les nouveaux locaux. Le même process que pour la première phase a été suivi, à savoir l’installation des serveurs le samedi, pour se concentrer sur les postes le dimanche. Là encore, Frédéric a assuré une présence sur site chez WEKA le lundi afin de fluidifier la migration et la gestion des éventuelles demandes des collaborateurs.

Malgré quelques difficultés rencontrées, le déménégement de WEKA s’est déroulé de manière fluide pour les utilisateurs, grâce à l’organisation et à la réactivité des équipes Novatim dans la gestion des incidents, ainsi qu’au suivi effectué par le Chef de projet Novatim en collaboration étroite avec le référent technique du client.

Aujourd’hui, WEKA bénéficie d’une infrastructure plus adaptée à sa taille, qui intègre les systèmes des deux entités, son informatique est donc optimale, pour une meilleure efficacité de ses collaborateurs.

Publié le 27 mai 2015
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