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Mylène – Assistante administrative

Dématérialisation des documents : avantages et inconvénients

En entreprise, la dématérialisation consiste en un basculement des documents papiers vers un format numérique modifiable directement, et peut aller jusqu’à une politique de « Zéro papier » lorsque la substitution est totale. Il est nécessaire, une fois les documents numérisés, de mettre un place une solution de Gestion Electronique des Documents afin de pouvoir les stocker et les modifier si besoin.

Son but est une efficacité accrue grâce à une gestion électronique des documents, et donc plus légère. Si cette solution présente de nombreux avantages, il existe encore quelques freins à son application massive. Tout d’horizon des avantages et inconvénients de cette démarche.

Les avantages

L’un des principaux avantages de la dématérialisation des documents est logistique : l’équivalent d’environ 23.000 pages par mètres carrés que l’on peut trouver en moyenne dans une salle d’archives est ainsi contenu par exemple du 2 ou 3 CD. Ce gain de place est une réelle opportunité pour les PME qui cherchent souvent à optimiser leurs locaux.

La dématérialisation entraine aussi un meilleur suivi et une meilleure traçabilité des documents, notamment pour les personnes travaillant à distance.

Généralement, les solutions de Gestion Electronique des Documents accroissent la sécurité des documents avec un système de sauvegarde permettant de réduire les risques de suppression accidentelle.

La question économique est également un avantage indéniable de la dématérialisation des documents, notamment en termes d’impression et de productivité des collaborateurs : on estime qu’un collaborateur passe en moyenne 15% de son temps à lire une information, et 50% de son temps à la chercher parmi tous les documents. Ainsi, un classement numérique clair permet de limiter un maximum le temps de recherche.

Les inconvénients

La dématérialisation présente parfois des inconvénients pour certaines entreprises, notamment en termes de sécurité des données. Il est donc important d’utiliser un Système d’Archivage Electronique, qui interdit toute modification ou suppression d’un document numérisé.

Par ailleurs, le risque de perte des documents numérisés est également présent, par exemple à cause d’une attaque malveillante. Il faut donc bien veiller à la sécurité du réseau informatique de l’entreprise.

La question du stockage est également à relever, puisque les besoins augmentent à mesure que la masse de données augmente. Les entreprises ont donc besoin de matériels performants et modulables, et se tournent vers les serveurs, qui présentent un coût supplémentaire, tant à l’achat qu’en frais d’entretien.

Dans tous les cas, le passage vers la Gestion Electronique des Documents ou le Système d’Archivage Electronique doit faire l’objet d’une réflexion visant à trouver le meilleur outil pour l’entreprise et doit être accompagné pour une transition efficace.

Publié le 11 juillet 2014
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