L’arrivée d’Office sur le Web

LA grande nouveauté d’Office 2010 est incontestablement l’arrivée de versions Web pour quatre de ses composantes que sont Word, Excel, PowerPoint et enfin OneNote. A noter qu’Outlook est disponible depuis longtemps sous une version Web et qu’il en est toujours de même avec la version 2010.

Avec ces versions Web, appelées collectivement OWA pour Office Web Applications, Microsoft vise à permettre un accès universel aux informations produites par ces applications, que l’utilisateur dispose ou non d’Office sur sa machine.

Les « OWA » seront accessibles depuis les principaux navigateurs (Internet Explorer 7 et 8, Firefox 3.5 et suivantes sur Windows, Mac OS et Linux) et Safari sur Mac OS.

La version web d’Excel 2010 utilisée depuis Firefox

Les deux caractéristiques d’OWA sur lesquelles Microsoft met l’accent consistent dans la familiarité de l’expérience utilisateur et dans la fidélité du rendu des documents, indépendamment de la version d’Office (Web ou classique) utilisée pour y accéder. Il ne surprendra personne que ces deux aspects sont ceux sur lesquels Microsoft dispose d’un avantage très net en comparaison des autres offres « Web » et en particulier sur celle de Google.

Microsoft insiste sur l’aspect collaboratif des OWA qui permet de partager des documents entre plusieurs personnes une fois ceux-ci sauvegardés sur Internet.

Pour permettre cet échange, Microsoft met à disposition des particuliers un espace de stockage sur Internet gratuit appelé « SkyDrive » dans lequel sauvegarder ses documents afin d’y accéder ultérieurement depuis un navigateur.

La commande « Partager » permet d’enregistrer un document dans un espace de stockage privé sur Internet appelé SkyDrive

Les entreprises pourront de leur côté mettre en place un accès sécurisé à leurs serveurs SharePoint de façon à héberger les documents que l’entreprise souhaite rendre accessible depuis Internet.

OWA implémente un sous ensemble des fonctionnalités d’Office. Il ne s’agit pas de remplacer mais de compléter l’utilisation de la suite Office. OWA vise à permettre aux 500 millions d’utilisateurs d’Office de collaborer en ligne avec quiconque, en consultation comme en édition, sans avoir nécessairement installé Office sur son PC

Office devient « mobile »

Les mêmes applications présentes dans OWA se retrouvent dans Office Mobile : Word, Excel, PowerPoint, OneNote et Outlook auxquelles vient s’ajouter un client SharePoint.

Les composantes d’Office mobile 2010

Office Mobile sera accessible depuis les terminaux sous Windows Mobile 6.5 ainsi que le futur Windows Phone 7, mais aussi depuis certains terminaux de Nokia.

Tout comme pour OWA, il ne s’agit pas de reproduire sur un mobile l’ensemble des fonctionnalités de la version PC d’Office mais de permettre un accès à distance à des documents importants,  de tester par exemple des hypothèses dans Excel, de gérer ses emails et ses rendez-vous en situation de déplacement et enfin de pouvoir rendre accessible sur un smartphone tout document stocké dans SharePoint.

Office Mobile 2010 tire parti des fonctionnalités tactiles de Windows Mobile 6.5.

Edition simultanée

Même si cette fonctionnalité était déjà présente dans OneNote 2007, la possibilité de travailler simultanément sur un même document représente une autre nouveauté importante d’Office 2010.

La coédition n’est pas pour autant disponible pour toutes les applications, ni de la même manière.

La version la plus aboutie se trouve dans Word 2010 qui permet la coédition d’un document d’une façon naturelle, comme si chacun des participants était le seul à mettre à jour son document.

Zone de notification de Word 2010 indiquant les différents éditeurs d’un document partagé

A noter que cette fonctionnalité suppose que le document en question soit hébergé sur un serveur SharePoint.

Ces fonctionnalités sont également présentes dans PowerPoint et OneNote 2010. Il est également possible de travailler à plusieurs avec Excel 2010, mais uniquement depuis les versions Web de cet outil.

SharePoint Workspace pour la collaboration

Ce composant d’Office 2010 représente le successeur de l’application Groove apparue avec Office 2007.

Fenêtre SharePoint Workspace présentant espaces de travail partagés et contacts autorisés

Groove avait pour objet de partager des documents entre plusieurs personnes travaillant sur un même projet, quel que soit l’emplacement physique de ces personnes et ceci même si elles n’appartiennent pas à la même organisation. Avec Office 2010, Groove est rebaptisé SharePoint Workspace pour signifier qu’il devient le « client » privilégié de SharePoint, tout en conservant sa capacité de créer des espaces de collaboration distribués.

La raison d’être de SharePoint Workspace est de permettre l’accès aux espaces SharePoint en mode déconnecté. Cet outil permet de réaliser une copie locale d’une librairie SharePoint pour permettre à un utilisateur itinérant d’accéder à ses documents, de les éditer si nécessaire pour ensuite les resynchroniser automatiquement une fois reconnecté à son réseau d’entreprise.

De ce point de vue, SharePoint Workspace est à SharePoint ce qu’Outlook est à Exchange.