Si OneNote est l’application la moins connue de la suite Office, elle n’est certainement pas la moins importante.

La principale raison de cet anonymat relatif tient au fait que jusqu’à la version 2010, OneNote ne faisait pas partie des versions d’Office les plus couramment distribuées. Difficile d’apprécier un outil dont on ignore l’existence ….

Et pourtant, depuis son apparition en 2003, OneNote a conquis un public qui s’est élargi au fil des années et qui s’est étendu des milieux scolaires de ses origines à une population touchant tous les milieux et notamment ce que Microsoft appelle les travailleurs de l’information ou cols blancs. 

Un outil généraliste

La prise de notes est une activité transversale par excellence qui concerne aussi bien la ménagère que le cadre, l’étudiant ou tout individu travaillant sur un projet quel qu’il soit. En ce sens, un outil comme OneNote concerne virtuellement tout utilisateur de PC.

Types de données prises en compte par OneNote

Pour ceux qui découvrent OneNote, disons en introduction qu’il s’agit d’un outil destiné à la fois à la prise de notes comme son nom l’indique, mais également la collecte de tout type d’information (image, page web, email, diapositive Powerpoint, tableau Excel, paragraphe word, …) en vue de les regrouper dans des « Bloc-Notes ».

Exemples de Bloc-notes illustrant la structuration des informations

Les notes sont généralement entrées au clavier mais peuvent également être manuscrites si l’on dispose d’un Tablet PC et donc d’un stylet.

Le stylet est particulièrement utile pour le dessin à main levée de croquis ou de diagrammes qui viendront s’intégrer dans un bloc-notes pour y être annotés. A noter que les saisies manuscrites sont convertibles en texte grâce aux outils de reconnaissance d’écriture intégrés dans OneNote.

Même en l’absence de stylet, OneNote se révèle un excellent organisateur capable de rassembler en un lieu unique tout ce qui relève d’un projet, toutes les informations relatives à un client, à un produit, … et que l’on ne saurait autrement regrouper et manipuler avec facilité.

Il remplace haut la main les post-its mais aussi les collages d’informations découpées dans des magazines en en proposant une version numérique infiniment plus simple d’emploi. 

Contrairement aux dossiers « papiers », les fonctions d’organisation et de recherche de OneNote sont très étendues et permettent de retrouver rapidement toute donnée qu’elle qu’en soit la nature.

A noter que OneNote est dépourvu d’une commande « sauvegarder », les bloc-notes étant sauvegardés automatiquement et l’application étant dotée de sa propre corbeille permettant de récupérer facilement une page accidentellement effacée.

La prise de notes en réunion

Un bon exemple de l’utilité de OneNote se trouve dans la prise de notes en réunion.

OneNote aura généralement été utilisé en amont d’une réunion afin de collecter les données dont il sera question (lieu, ordre du jour, données chiffrées …) et de les rassembler dans une seule page, indépendamment de leur type (calendrier Outlook, fichier Excel, page web, …).

La prise de notes pendant la réunion s’enrichira de l’insertion d’indicateurs utiles pour identifier à posteriori le type de notes saisies mais plus intéressant encore, la réunion elle-même pourra être enregistrée dans OneNote (via le microphone intégré dans un portable) et les notes prises seront alors synchronisés automatiquement avec l’enregistrement audio, voire vidéo si vous utilisez votre webcam. 

Exemples d’indicateurs permettant d’annoter les informations

Une fois le meeting terminé, il suffira de cliquer sur une note tapée pendant la réunion pour rejouer la séquence audio (ou vidéo) correspondante. Très pratique pour revenir à des moments clés ou se repasser des sections confuses d’une discussion.

Une intégration naturelle avec Office et Internet Explorer

S’agissant d’un membre d’Office, il était naturel de développer des liens entre Outlook, Word, Powerpoint et OneNote. Depuis Outlook, il est ainsi possible d’envoyer tout élément (courriel, contact, rendez-vous, …) à destination de OneNote. Réciproquement, l’utilisateur peut cliquer sur une note dans OneNote et générer automatiquement une tâche dans Outlook.

Word et Powerpoint comprennent un bouton « notes liées OneNote » qui a pour but de saisir des notes relatives à tout document ou présentation en conservant le lien avec le fichier d’origine. En revoyant ses notes, on pourra instantanément rappeler le document et le passage correspondant.

Intégration de OneNote dans Word 2010

Idem concernant Internet Explorer qui intègre une commande permettant de prendre des notes en liant celles-ci aux différentes pages visitées au cours d’une session de navigation.

Intégration de OneNote dans Internet Explorer

L’ouverture à la collaboration

La version 2010 intègre désormais le ruban qui facilite l’utilisation et l’exploration des fonctions mais la nouveauté majeure de cette nouvelle version consiste certainement dans ses fonctions de partage et de collaboration.

Les différentes méthodes permettant d’accéder à un bloc-notes partagé

Les « bloc-notes » peuvent désormais être partagés via SharePoint mais également via SkyDrive (l’espace de stockage en ligne gratuit de Microsoft), ce dernier donnant la possibilité à quiconque de prendre connaissance d’un bloc-notes et de l’éditer.

Chaque personne invitée à contribuer pourra effectivement participer, indépendamment du fait qu’elle dispose de OneNote sur le PC utilisé, grâce à la version Web de OneNote.

La version « Web » de OneNote

Cette version Web, gratuite, de OneNote est fonctionnellement plus limitée que la version complète mais elle présente l’avantage d’être utilisable par tous.

A noter l’existence d’une version mobile de OneNote qui permet également d’accéder depuis un smartphone aux bloc-notes hébergés sur le Web.

Le travail de groupe imposant un certain nombre de contraintes, OneNote est capable de gérer les multiples versions d’une même page modifiées par différents intervenants. OneNote affiche de surcroît les insertions réalisées par chacun en y associant un code couleur différent.

Affichage à gauche des initiales des différents contributeurs

Bref, OneNote fait partie de ces outils qui sont soit totalement méconnus, soit font l’objet de louanges de la part de ses utilisateurs (dont l’auteur de ces lignes) qui apprécient quotidiennement ses multiples services.

Si vous n’avez pas eu jusqu’ici l’occasion de découvrir OneNote et que vous avez la chance de disposer d’Office 2010, vous risquez d’être agréablement surpris par les possibilités que cet outil vous apportera.

A noter enfin que OneNote est disponible en version d’évaluation gratuite en téléchargeant la version d’essai d’Office 2010.