Si la collaboration représente le mode normal de fonctionnement d’une collectivité, encore faut-il pouvoir disposer d’une infrastructure supportant cette activité.

Faute d’outils appropriés, le risque est grand de voir les salariés se « débrouiller » en détournant les outils à leur disposition.

Qu’on songe par exemple à l’usage qui est fait de la messagerie électronique dans la plupart des entreprises. L’email est aujourd’hui massivement utilisé, pour communiquer bien sûr, mais aussi très souvent de façon informelle pour transporter toutes sortes de documents, en interne comme en externe.

On l’utilise fréquemment pour solliciter la révision d’un document en pièce jointe, on s’en sert pour demander un complément d’information auprès d’un fournisseur, on l’utilise pour lancer des sondages ou pour récolter des réponses via un questionnaire; bref on s’en sert pour des tâches collaboratives, en dépit des limites et des risques inhérents à l’usage d’un outil, la messagerie, qui n’a pas été conçu pour ces emplois.

Un équipement encore limité dans la plupart des entreprises

Les différentes études qui ont été menées sur ce sujet montrent que les outils traditionnels que sont la messagerie, le téléphone et les espaces de partage de fichiers continuent à dominer largement les usages.

Utilisées par 80 % des entreprises, ces « solutions » devancent largement les outils spécialisés tels que les espaces de documents partagés, les portails et les sites d’équipe, la messagerie instantanée, la téléconférence et vidéoconférence, ou encore les communautés, …

Une offre abondante

Si les entreprises ne sont pas mieux équipées, ce n’est pas en raison d’une insuffisance de l’offre. Microsoft  notamment avec son offre SharePoint, IBM, Cisco, Orange Business Services, Google ainsi que différentes solutions « libres » se disputent un marché en forte croissance.

Le produit phare dans ce domaine semble être la plateforme SharePoint de Microsoft dont la version 2010 vient d’être rendue disponible simultanément à Office 2010, les deux produits entretenant des liens étroits.

SharePoint est une sorte de boite à outils d’entreprise, destinée à la collaboration, qui a pour objet de faciliter le partage de documents et leur révision depuis Office, la production de sites d’équipes et de portails d’entreprise (intranet tout comme extranet), l’indexation des documents pour en faciliter l’accès, le partage de données issues d’applications de Business Intelligence, la création de communautés …

Il doit faire face à des plateformes concurrentes, à des offres plus spécialisées par exemple dans la gestion documentaire ou la création de réseaux sociaux, sans oublier les offres hébergées comme Google Apps dont une des caractéristiques est de permettre la co-édition des documents. A ces propositions s’ajoutent de nombreux produits Open Source adressant différents aspects de la collaboration.

On observe de plus en plus l’intégration de différents outils en vue de composer une plateforme adaptée aux besoins particuliers de chaque entreprise. Il n’est pas rare, par exemple, de voir co-exister une plateforme de réseau social interne comme Blue Kiwi avec SharePoint, les deux outils échangeant leurs données pour conserver la cohérence du système d'information.

Collaboration et communication

Il est difficile de séparer ces deux domaines, tant ils sont naturellement imbriqués.  Collaborer c’est forcément communiquer et les outils ne manquent pas dans ce domaine.

On trouve notamment, outre l’email,  la messagerie instantanée qui permet des échanges informels en intra et inter-entreprises. Les outils de VoIP tels que Skype sont également appréciés, tout comme les offres permettant d’organiser des conférences audio ou vidéo sur le Web.

Si l’entreprise ne souhaite pas autoriser l’usage de solutions grand public comme MSN Messenger, elle peut déployer sa propre infrastructure de communication. Office Communications Server permet par exemple de déployer des outils de messagerie instantanée dont les accès sont fortement sécurisés et les échanges archivés. Ce même produit sera également utilisé pour la VoIP, la vidéo conférence  …

Au-delà de ces fonctions de communication, ce produit intègre la notion de présence qui permet de connaitre le statut d’un collaborateur (disponible, en réunion, en congés, …) et donc de pouvoir décider du meilleur moyen de communiquer en fonction du contexte (appel téléphonique, message instantané, email,  …).

Ces informations de présence étant présentes au sein des documents Office hébergés dans les sites SharePoint, l’imbrication étroite des fonctions de collaboration et de communication renforce encore l’impact sur la productivité.

Les évolutions à venir

Les plateformes du marché sont en évolution rapide pour prendre en compte les retombées du Web 2.0.

Elles intègrent de plus en plus les réseaux sociaux et la gestion de projet. Elles supportent la collaboration en mode simultanée, la gestion de présence, la création de blogs et de kiwi et enfin les conférences web.

L’impact d’une plateforme de collaboration sur l’entreprise

Le déploiement d’une infrastructure de collaboration impacte la productivité mais affecte également l’organisation et les processus de l’entreprise.

En mettant à disposition de ses collaborateurs des outils performants, une entreprise se donne les moyens d’explorer des modes de fonctionnement inédits reposant sur la numérisation de processus jusque-là manuels, sur le travail en situation de mobilité, sur la collaboration en temps réel, sur le partage d’informations accélérant la prise de décision, …

Ces évolutions mises bout à bout peuvent impacter le mode de fonctionnement d’une société et amener à repenser son organisation.

Les conséquences en ce sens peuvent se comparer aux retombées de l’introduction de la messagerie électronique dans l’entreprise, dans les années 90, et les évolutions qui en découlèrent concernant ses modes de communication ainsi que son organisation.