La société Sciforma, un éditeur Français de solutions Web, vient de publier les résultats d’une étude portant sur les habitudes des Français au travail. Cette étude consolide les réponses d’un échantillon de plus de 4 000 personnes interrogées sur le mois de juin 2010.

Un travail de plus en plus morcelé

Le constat principal qui ressort de cette étude est la fragmentation croissante du travail des personnes interrogées.

Compte tenu du nombre croissant de messages auxquels sont exposés les salariés (email, SMS, appels téléphoniques, alertes en tous genres, messagerie instantanée, …), il ressort que la durée moyenne de travail sans interruption ne dépasse pas les douze minutes. Il paraît donc difficile dans ces conditions de mener facilement à bien toute tâche un tant soit peu complexe.

Nombre d’interruptions et nature des messages

Si le volume moyen d'emails reçus se situe autour d'une trentaine de messages quotidiens, on arrive à un total journalier d’environ quarante communications en y incluant les SMS, ce qui représente un message et donc une interruption toutes les douze minutes. On notera que ces messages ne sont pas exclusivement professionnels, un tiers d’entre eux revêtant un caractère personnel.

Au traitement de ces messages on ajoutera la charge que font peser les réunions qui occupent fréquemment 57 % des sondés, les rendez-vous pour 42 % d’entre eux et enfin l'assistance aux collègues pour 49 % des personnes interrogées.

Impact sur la productivité

Une conséquence problématique découlant de ces nombreux messages est que leur  notification provoque fréquemment une interruption du travail en cours, 75 % des personnes interrogées déclarant prendre immédiatement connaissance des messages reçus.

Les nombreux allers et retours de l’attention oscillant entre la tâche en cours et ces communications sont à l’origine d’un allongement des délais et donc d’une diminution de l'efficacité.

Priorité aux urgences

Pour plus des deux tiers des personnes interrogées, ce qui est urgent passe avant ce qui est important.

De trop nombreux salariés considèrent qu’il est nécessaire de répondre immédiatement à tout courrier électronique. Dans un grand nombre de cas de figure, il est pourtant possible de différer une réponse ou bien de prendre connaissance d’une information qui ne présente pas de caractère d’urgence à un moment plus approprié.

Si une majorité pense conserver malgré tout la maîtrise de leur emploi du temps, 25 % déclarent être constamment sous pression et ne pouvoir gérer que des urgences.

La tentation de l’Internet

L'étude relève que 93 % des sondés passent plus de quatre heures par jour devant leur PC et 70 % plus de six heures.

Concernant l’utilisation qui est faite de cet outil, 38 % déclarent passer plus d'une heure par jour à s’informer sur Internet et pour 15 % y consacrer jusqu'à deux heures. 70 % gèrent leurs affaires personnelles (banque, factures, …) sur leur lieu de travail et enfin une personne sur deux s’y connecte à son réseau social.

Changement de la nature du travail

Selon les auteurs de l'étude, l'entreprise devient de moins en moins un lieu de production pour se transformer en lieu d'interaction, d'échange et de dialogue permanent. L'entreprise favorise ces interactions et fournit les outils nécessaires à leur manifestation. Il s’agit d’un changement en profondeur de la relation au travail et de son organisation.

Poussée à l’extrême, cette évolution pourrait conduire à ce que l’entreprise ne soit plus qu’un lieu de communication …

Mesures de prévention

Cette étude confirme les dérives potentielles qui découlent de la mise à disposition d’outils de communication puissants en l’absence d’une sensibilisation et d’une formation préalable à leur bon usage.

Afin d’éviter que ces outils ne finissent paradoxalement par impacter négativement la productivité des salariés, on pourra suggérer quelques précautions et mesures de bon sens.

Avant de se lancer dans tout travail de fond, il est souhaitable de se couper de toute source de communication non indispensable.

On pourra par exemple se mettre en « absence » sur sa messagerie instantanée, mais également s’astreindre à une discipline concernant la gestion du courrier électronique.

Une bonne pratique dans ce domaine consiste à prendre connaissance et à traiter ses messages en début de journée, puis de quitter son application de messagerie avant d’entreprendre toute tâche nécessitant de rester concentré. On aura pris soin au préalable de « marquer » certains messages afin de pouvoir les traiter le moment venu.

Il sera toujours temps, une fois les tâches importantes expédiées, de prendre connaissance des messages arrivés entre temps et de répondre aux courriels qu’on aura choisi de traiter ultérieurement.

D’une façon générale, la clé d’une bonne organisation du travail consiste dans la planification et dans l’allocation préalable du temps nécessaire à la réalisation de ses missions.

Si ces mesures ne suffisent pas, il reste la solution du télétravail de plus en plus prisés des Français.

Quand l’atmosphère du bureau finit par représenter un obstacle à la réalisation d’une tâche, on peut essayer de profiter de la quiétude de son domicile pour avancer sur un dossier, sous réserve bien sûr de ne pas être en période de vacances scolaires …